Si no quedó registrado, no existió: Arma tu memoria de reuniones con IA, sin programar

Esta clase la dio un invitado: Pedro Espinoza, director ejecutivo de WA Contact Center, un contact center de más de veinte años con unas 300 personas que trabajan cien por ciento a distancia desde Brasil. Pedro la dio a las dos de la mañana, conectado desde Mozambique, y la frase que la ordena es el título: si no quedó registrado, no existió.

La idea es armar un sistema para que cada reunión, por videollamada o en persona, quede registrada, ordenada y convertida en acta y tareas, y para que después tu IA pueda consultarlas todas. Sin programar: el agente de esta clase es un archivo de texto que le explica a la IA el proceso.

Cuatro datos, y los prompts salen con lo tuyo adentro. Si vas a practicar con el ejemplo del café, deja los que vienen de muestra: son los nombres que aparecen en esas reuniones.

Así abrió la clase: escríbelo en el chat; exacto: quién, qué y para cuándo. Nadie pudo contestarlo completo. Uno contó que se queda con los tres compromisos principales y que siempre se le escapan los dos o tres detalles que hacen falta para cumplirlos. Otro se acordaba del tema y de la conversación, pero no lo había escrito. Y es lo normal: al salir de una reunión, tres cosas se evaporan.

• Nivel 1 · Registrar. La reunión quedó escrita y guardada en su lugar. Es la transcripción.
• Nivel 2 · Procesar. Un sistema convierte esa reunión en un acta con las tareas repartidas por responsable, siempre con el mismo formato, en esta reunión y en la siguiente.
• Nivel 3 · Recordar. Un segundo cerebro: le preguntas a todas tus reuniones días, meses o años después. Pedro lo llamó por su nombre técnico, una base de conocimiento (un RAG), y es lo que hoy vas a armar en su versión más simple: una carpeta con un índice.

Pedro dirige una operación de unas 300 personas que trabajan desde sus casas, sin oficina: cuando viaja a Brasil a ver clientes, no tiene un escritorio donde juntarse con su equipo. Con la pandemia, la pérdida de información empeoró, y la respuesta fue grabarlo todo:

• 2022. Encontró Whisper, un modelo de OpenAI que transcribe voz a texto y que cualquiera puede descargar gratis. Como no tenía un computador con tarjeta de video, lo corría en Google Colab (los cuadernos gratuitos de Google que prestan esa potencia), grababa las reuniones con OBS y le pasaba las transcripciones a ChatGPT para que las ordenara.
• 2023. Ordenó la biblioteca: cada transcripción a su carpeta de año y mes, con nombre y fecha.
• Hoy. 2.978 grabaciones desde noviembre de 2022, 763 días de trabajo distintos, todas transcritas, ordenadas y consultables.

Lo que le pregunta a esa memoria no es «qué dijo fulano el martes». Es cómo me vengo relacionando con este cliente en los últimos seis meses, o este gerente lo siento desmotivado: ¿por qué?. Con todo registrado, la IA le arma el mapa para decidir.

En la clase se dijo así: hasta el orden es lo más importante. Una IA que tiene que leer cien transcripciones sueltas para encontrar un acuerdo se pierde en el ruido; una que entra por un índice y va directo a la carpeta del día, no.

1. Activa la transcripción en tus videollamadas. Se prende desde las opciones de grabación o de transcripción de la llamada, y al terminar queda un archivo: Meet lo guarda como documento en el Drive de quien organizó la reunión; Zoom y Teams lo dejan para descargar.
2. Bájala como texto. Si quedó en un documento de Google: Archivo → Descargar → Texto sin formato. Zoom y Teams entregan un archivo .vtt, que sirve tal cual.
3. Déjala en la bandeja, sin renombrarla. El nombre que le pone Meet ya trae el título y la fecha, y el agente los saca de ahí.

Pedro lo dijo con una frase: ya viene incluida y casi nadie la prende. Es así en los planes de empresa. Si tu cuenta es gratuita y no la tiene, graba la llamada en tu computador (Zoom lo permite en su cuenta gratuita) y pásale el audio a una herramienta que transcriba, o usa una app que grabe y transcriba por su cuenta, como la del Capítulo 6. Lo que importa es que al final haya un texto.

Abre un chat nuevo, pega la ficha y, debajo, la transcripción (o adjúntala como archivo).

A partir de esta transcripción, escribe un acta con exactamente este formato:

    # Acta · <título de la reunión> · <AAAA-MM-DD>

    ## Participantes
    (los nombres que aparecen en la transcripción)

    ## Acuerdos
    - (uno por línea, en una frase)

    ## Tareas
    | Responsable | Qué | Para cuándo |
    |---|---|---|

    ## Temas abiertos
    - (lo que se discutió sin decisión)

    ## Email para los asistentes
    (cinco líneas, listo para copiar)

Si algo no se dijo, escribe "no definido". No inventes.

Copia la sección «Email para los asistentes», revísala y mándala antes de que pasen diez minutos desde que terminó la reunión. Dos razones: todavía te acuerdas de lo que se habló y puedes corregir lo que la IA entendió mal, y quien manda el acta rápido queda como el más ordenado de la mesa. Así se contagia la costumbre.

Guarda la transcripción y el acta juntas, en una carpeta con la fecha. Cuando pases a la skill, esa carpeta ya va a tener la forma correcta.

La skill organizar-reuniones es un archivo de texto (SKILL.md) que Pedro preparó para la clase. Le dice al agente que es el archivista de tus reuniones y le da siete pasos:

Así se hizo en la demo, con la app de escritorio de Claude:

1. Descarga 02-organizar-reuniones.zip del material. No lo descomprimas: adentro va una carpeta organizar-reuniones con el SKILL.md, que es lo que Claude pide.
2. En Claude, abre la configuración y entra a Habilidades (en Personalización) → Agregar → Subir una habilidad.
3. Arrastra el zip. Claude muestra la vista previa con la descripción y corre un escaneo de seguridad. Subir.

Las skills están en todos los planes de Claude, el gratuito incluido, siempre que tengas encendida la ejecución de código y creación de archivos (Configuración → Capacidades). Lo que pide plan pago es el paso siguiente: que Claude trabaje sobre una carpeta de tu computador.

En el vivo se recordó que el proceso es casi igual en ChatGPT: las skills son portables, y la misma estructura sirve allá.

• Cualquier agente que lea carpetas (Claude Code, Codex, Cursor, Gemini CLI): copia SKILL.md dentro de «Mis reuniones», abre el agente en esa carpeta y escríbele el prompt de abajo. Es la forma que funciona en todos.
• Claude Code: guárdala como skill en Mis reuniones/.claude/skills/organizar-reuniones/SKILL.md. Después basta con decir «organiza mis reuniones». Es como la tenía Pedro.
• Codex: pega el contenido de SKILL.md en un archivo AGENTS.md dentro de «Mis reuniones», o instálala como skill si tu versión las admite. Según OpenAI, su app de escritorio está llegando también al plan gratuito de ChatGPT.
• Gemini CLI (gratis con tu cuenta de Google): lee skills con el mismo formato. Guárdala en Mis reuniones/.gemini/skills/organizar-reuniones/SKILL.md, o usa el prompt de abajo.

Lee SKILL.md y organiza mis reuniones.

Antes de usar tus reuniones, prueba con las de un café inventado, Café Aurora. El material trae un zip con dos carpetas: 1-antes, con la bandeja desordenada, y 2-despues, con cómo tiene que quedar.

1. Descarga 04-ejemplo-cafe-aurora.zip y descomprímelo.
2. Copia los cuatro archivos de 1-antes/Mis reuniones/bandeja/ a la bandeja de tu carpeta «Mis reuniones».

Son cuatro archivos y tres reuniones: dos de Meet (una con sus notas de Gemini, que tienen que caer en la misma carpeta que su transcripción) y una de Zoom o Teams en formato .vtt, sin el año en el nombre. Están elegidos para que la skill tenga que pensar.

1. En Claude, un chat nuevo. Con el botón +, Agregar carpeta → elige «Mis reuniones» y dale permiso.
2. Escribe:

Organiza las reuniones que tengo en esta carpeta usando la skill
organizar-reuniones.

En el vivo la frase fue más larga y más humana (hola, Claude, organízame las reuniones, por favor, que tengo dentro de esta carpeta usando el skill), y funcionó igual. Claude carga la skill y se pone a trabajar. Con diez reuniones en la bandeja tardó unos tres minutos.

1. Una carpeta por reunión, dentro de su año y su mes, con la fecha adelante para que se ordenen solas.

2. El acta de cada una, con el formato exacto de la ficha. Fíjate en la última tarea: nadie dijo para cuándo, y dice no definido.

3. El índice y las instrucciones de la carpeta: INDICE.md con una línea por reunión, y CLAUDE.md con cómo consultarla. Y en bandeja/procesados/, los originales intactos.

4. El reporte en el chat: cuántas reuniones archivó, cuántas ya estaban y cuántas no pudo leer, lo que conviene que revises, y dos ofertas: ¿quieres que te liste todas las tareas abiertas? y ¿reviso también tu Drive?

Si tienes el conector de Google Drive puesto en tu agente, la skill puede ir a buscar sola las transcripciones y las notas de Gemini que Meet guarda en tu Drive. No lo hace por su cuenta: termina con la bandeja y te lo ofrece. Cuando quieras:

Revisa también mi Drive: trae las transcripciones y las notas de Gemini de
mis reuniones de Meet desde el [desde qué fecha quieres que revise tu drive] y archívalas igual que las de
la bandeja.

Reconoce los nombres en español, inglés y portugués (Transcripción, Transcript, Transcrição; Notas de Gemini, Notes by Gemini, Anotações do Gemini) e ignora la transcripción del chat escrito, que no es la reunión. Si no hay conector, te lo dice en una línea y sigue con la bandeja.

Abre otra sesión, sin nada del chat anterior, y agrega la misma carpeta «Mis reuniones». Lo único que hace falta es trabajar dentro de la carpeta: el contexto ya no está en la conversación, está en los archivos.

¿Qué quedamos con [un cliente, proveedor o proyecto con el que te reúnes seguido] y qué tareas tiene [alguien de tu equipo que reciba tareas en esas reuniones]?
Cita la fecha y la reunión de donde sacas cada cosa.

El agente lee el CLAUDE.md de la carpeta, entra por el índice, abre las actas que corresponden y, si no le alcanza, la transcripción. Con el ejemplo del café la respuesta es esta:

Las casi 3.000 reuniones de Pedro ya no viven en una carpeta de su computador: están en una base de datos (PostgreSQL con búsqueda por vectores, lo que se conoce como RAG), y su agente la consulta con un conector propio. En el vivo, cuando se le hizo a Claude una pregunta sobre un cliente real, Claude fue a buscar a esa base y no a la carpeta de la demo: Pedro lo dijo de frente, va a hacer un poco de trampa.

Para empezar no hace falta nada de eso. La carpeta y el índice son la misma idea en pequeño, y el día que la carpeta no dé abasto, la estructura ya ordenada es lo que hace fácil pasarla a una base.

Todo lo anterior necesita una videollamada que transcriba. Pero las reuniones presenciales (el café con el cliente, la visita a terreno) muchas veces son las más importantes, y siguen sin dejar rastro. Y en persona es peor: o tomas notas y pierdes el hilo, o miras a la otra persona y pierdes los detalles. Un asistente lo dijo esa misma tarde, después de una visita: lo que quieres es enfocarte en la conversación y en hacia dónde la quieres llevar, no en anotar.

Lexia es la aplicación que Pedro está construyendo para este hueco, y la usó durante toda la clase: la dejó grabando desde el primer minuto, y al final el acta de la clase estaba lista. Se cayó su internet en Mozambique a mitad de la demo, y la grabación siguió.

1. Graba. El celular sobre la mesa, un botón, y a conversar. Se puede apagar la pantalla o salir de la app: sigue grabando. Nada se envía hasta que terminas.
2. Termina. Te pregunta el título y cuántas personas hablaron (con eso separa mejor quién dijo qué). Guardar y transcribir.
3. Recibe. La reunión se sube sola y en unos minutos tienes la transcripción, el acta, el resumen, las tareas con responsable, un correo de seguimiento listo para revisar y un asistente al que le preguntas por todas tus reuniones.

Cómo entrar. En meetlexia.com se pide acceso conversando dos minutos con su asistente, y te deja un mes completo para probarlo en tus reuniones reales, sin tarjeta. Funciona en iPhone, Android y en el navegador (para Zoom, Meet o Teams, compartiendo la pestaña de la llamada).

Lexia también se conecta a tu agente, igual que la carpeta: grabas con el celular, se sincroniza, y después le preguntas a Claude sin entrar a Lexia. Las instrucciones están en Lexia, en Mi perfil → Instrucciones para conectarlo:

• Claude (web, escritorio o celular): Configuración → Conectores → Agregar conector personalizado, con la dirección https://app.meetlexia.com/mcp. Te pide iniciar sesión en Lexia y aceptar el acceso; no hay que pegar ningún token.
• Claude Code: el comando que aparece ahí mismo, claude mcp add –transport http lexia https://app.meetlexia.com/mcp.

Cuando Claude pregunta qué puede leer, eliges: solo mis reuniones o todas las del espacio. Si compartes el espacio con tu equipo, empieza por las tuyas.

Usando el conector de Lexia, ¿qué vimos en la última reunión con
[un cliente, proveedor o proyecto con el que te reúnes seguido]? Dime los acuerdos, las tareas con responsable y fecha, y lo
que quedó abierto.

En el vivo se dijo para qué sirve esto: es el mismo nivel 2 y 3 de la carpeta, pero alimentado por las reuniones que pasan en persona, que son las que nadie transcribe.

• Un dispositivo grabador. Hay tarjetas que se pegan detrás del celular y graban la reunión. Un alumno usa una y contó el costo: entre 250 y 300 dólares el aparato, más una suscripción mensual.
• La grabadora del celular y un transcriptor. Cualquier combinación que termine en un archivo de texto sirve.

Lo que no cambia es el destino: el texto va a la bandeja de «Mis reuniones» y la misma skill lo ordena con el resto.

Y una cuarta, con la que Pedro cerró: las IA funcionan con contexto. Muchas veces se equivocan o inventan porque les damos muy poco. Cuando ya existe el registro de tus reuniones y de cómo trabaja tu empresa, no tienes que explicarle de nuevo lo que ya conversaste, y los modelos más capaces aciertan mucho más.

El uso que más le cambió el trabajo a Pedro: después de una reunión comercial, desde el celular, le pide a Claude la propuesta para ese cliente con lo que se conversó y con lo que su agente sabe de la empresa. En media hora tiene una propuesta a medida (flujo, plan de trabajo, lo que el cliente pidió, cubierto), algo que antes le tomaba semanas. Y no la manda por correo: la presenta en una reunión, porque es parte de cómo vende.

Soy [a qué te dedicas]. Con lo que conversamos en las últimas reuniones con
[un cliente, proveedor o proyecto con el que te reúnes seguido], arma un borrador de propuesta: qué pidió, qué le ofrecemos,
plan de trabajo y próximos pasos.

Cita de qué reunión sale cada pedido. Lo que nadie dijo (precio, plazos,
alcance), márcalo como «por confirmar». No inventes.

Esta semana, tres reuniones tuyas con la transcripción activada. Después de cada una, la ficha del acta y el correo en los primeros diez minutos. El viernes, las tres transcripciones a la bandeja y la skill a ordenar. El lunes, pregúntale a tu carpeta qué tienes pendiente. Si te trabas, para eso está el grupo de WhatsApp.

Para cerrar

Hoy armaste el sistema completo, de la transcripción a la pregunta: la ficha para esta misma semana, la skill que ordena y escribe las actas, la carpeta que responde con fecha, y una salida para las reuniones en persona. La invitación de Pedro al final fue simple: úsenlo, y si no usan Lexia, usen la skill, pero registren. Gracias a Pedro por preparar el material y por dar la clase a las tres y media de la mañana desde Mozambique. Nos vemos en la próxima.

La grabación es el vivo completo, 66 minutos.